Klantportaal

Vragen stellen vanuit het klantportaal

Na akkoord stelt de klant vanuit het tabblad Vraag stellen een vraag of meldt een probleem, met optioneel foto’s of PDF’s als bijlage. Elke vraag komt binnen als ticket in je bestaande support-inbox, met de klant als afzender.
Het tabblad Vraag stellen in het klantportaal met velden voor onderwerp, bericht en bijlages
Het tabblad Vraag stellen: onderwerp, bericht, contactvoorkeur en optionele bijlages.

Eén kanaal, geen los systeem

Een klant met een vraag wil niet zoeken naar het juiste mailadres of telefoonnummer. In het klantportaal stelt hij na akkoord zijn vraag rechtstreeks vanuit het tabblad Vraag stellen: een onderwerp, een bericht en een keuze of hij per mail of telefonisch geholpen wil worden. Optioneel hangt hij er foto’s of PDF’s aan, bijvoorbeeld een foto van een melding op het scherm of een document dat hij wil delen.

Voor jou verandert er niets aan je werkwijze. De vraag komt binnen als ticket in je bestaande support-inbox, met de prefix [Klantportaal] en de klant als afzender. Antwoord je, dan gaat je reactie via de Reply-To automatisch naar de klant. Geen apart kanaal om in de gaten te houden, geen losse tool: alles loopt door je vertrouwde support-stroom.

Veilig en gekoppeld aan de lead

Bijlages worden gecontroleerd op hun echte inhoud via magic-bytes, niet alleen op de bestandsnaam, zodat verkeerd of misleidend aangeleverde bestanden geweerd worden. Elke bijlage wordt bovendien als bestand aan het activiteitenlog van de lead gekoppeld, met de actie Vraag via portaal. Zo vind je in het CRM precies terug wat de klant stuurde, bij het juiste dossier.

De functie is bewust afgeschermd: vragen kan alleen na akkoord en alleen als je de workspace-toggle aanzet, met limieten op het aantal vragen en de hoeveelheid bijlages per uur. Het support-adres stel je per workspace in. Zo houd je een open lijn met de klant, zonder je inbox bloot te stellen aan misbruik.

Stap voor stap

  1. Vul onderwerp en bericht inDe klant vult een onderwerp in (4 tot 200 tekens) en een bericht (10 tot 4000 tekens) met zijn vraag of melding.
  2. Kies een contactvoorkeurDe klant geeft aan of hij Per e-mail of Telefonisch een reactie wil.
  3. Voeg bijlages toeOptioneel voegt de klant via Foto of PDF toevoegen maximaal vijf bestanden toe (elk tot 10 MB, JPG, PNG, HEIC of PDF).
  4. VerzendDe vraag komt in de support-inbox met de prefix [Klantportaal]. Een antwoord gaat via de Reply-To automatisch terug naar de klant.

Veelgestelde vragen

Hoe stelt een klant een vraag via het klantportaal?
Na akkoord opent de klant het tabblad Vraag stellen (mobiel: Support), vult een onderwerp en bericht in, kiest of hij per e-mail of telefonisch geholpen wil worden en verzendt. De vraag landt direct in je bestaande support-inbox, geen apart systeem dat je moet bijhouden.
Kan de klant foto's of documenten meesturen?
Ja. De klant voegt tot vijf bijlages toe (JPG, PNG, HEIC of PDF, elk tot 10 MB). De bestanden worden op echte inhoud gevalideerd via magic-bytes, zodat bestand-spoofing geweerd wordt. Ze worden ook aan het activiteitenlog van de lead gehangen, dus je vindt ze terug in het CRM.
Waar komt de vraag van de klant binnen?
In je gewone support-inbox, met de onderwerp-prefix [Klantportaal]. Het is een ResolvePro-ticket met de klant als afzender. Het support-adres pas je per workspace aan via Support email in de instellingen, en een antwoord gaat via de Reply-To automatisch naar de klant terug.
Kan elke klant onbeperkt vragen stellen?
Nee. Vragen kan alleen na akkoord en alleen als de workspace-toggle Klant kan support-tickets aanmaken aanstaat. Er geldt een limiet van vijf vragen per uur per lead en maximaal 50 MB aan bijlages per uur, als bescherming tegen misbruik.
Lees ook
Documenten en rapporten tekenen Mobiel portaal en realtime updates Backoffice & administratie

Wil je dit in jouw bedrijf?

Plan een demo op maat. We tonen RelayPro met jouw productgroepen, workflows en huisstijl, en rekenen je businesscase live door.

Demo aanvragen Meer over klantportaal & digitaal tekenen